Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Buď Doma Management s.r.o., IČO: 21457896, DIČ: CZ21457896, se sídlem Domažlická 1232/3, 130 00 Praha 3 (dále jen „správce" nebo „my").

2. Jaké údaje zpracováváme

• Poptávkový formulář: jméno a příjmení, e-mail, telefon, téma poptávky, obsah zprávy, jak jste se o nás dozvěděli, případně odhad z kalkulačky nájmu, a dále zvolený jazyk webu a IP adresa, ze které byl formulář odeslán.
• Klientská zóna: jméno, e-mail, telefon, fakturační adresa a IČO, údaje o spravovaných nemovitostech, platbách a dokumentech, zprávy se správcem, požadavky na údržbu včetně přiložených fotografií, odečty měřidel včetně fotografií, upozornění, která Vám posíláme, čas posledního přihlášení a záznam o přihlášeních a provedených změnách (kdy, co a z jaké IP adresy).
• Nájemníci spravovaných bytů: jméno, e-mail, telefon a údaje o nájemní smlouvě (doba trvání, nájemné, kauce), které potřebujeme ke správě bytu. Pokud nájemníkovi zřídíme přístup do klientské zóny, také jeho zprávy se správcem, požadavky na údržbu a stížnosti včetně přiložených fotografií, odečty měřidel včetně fotografií, upozornění a záznam o přihlášeních. Platby ani jiné údaje majitele nájemník v klientské zóně nevidí a stížnost nájemníka nevidí majitel, jen správce.
• Komunikace: obsah e-mailové a telefonické komunikace nezbytný pro vyřízení vašich požadavků.
• Newsletter: e-mailová adresa, zvolený jazyk webu, stránka, ze které jste se přihlásili, a jako doklad souhlasu čas přihlášení a potvrzení, IP adresa a typ prohlížeče.
• Návštěva webu: při každém zobrazení stránky se nutně zpracuje Vaše IP adresa a základní údaje o prohlížeči. Náš server záznamy o návštěvách nevede; IP adresu drží jen krátce v paměti, aby web chránil před zneužitím, například opakovaným zkoušením hesel.

Náš web sám nepoužívá analytické ani marketingové cookies. Po přihlášení do klientské zóny ukládáme jedinou cookie, která Vás drží přihlášené (platí 30 dní nebo do odhlášení). Úložiště prohlížeče dále používáme jen pro to, co je nutné k fungování webu nebo co si sami zvolíte: jazyk, zobrazení blogu, Vaše jméno pro záhlaví klientské zóny a v ní vybranou nemovitost a hustotu tabulek. Když z kalkulačky nájmu přejdete do kontaktního formuláře, odhad se přenese jen v rámci otevřené karty prohlížeče a po načtení formuláře se smaže. Výjimkou je mapa vložená na detailu nemovitosti, jejíž provozovatel si může ukládat vlastní cookies (viz bod 6).

3. Účely a právní základ zpracování

• Vyřízení poptávky a komunikace před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Plnění smlouvy o správě nemovitosti, včetně vedení klientské zóny (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Zasílání upozornění z klientské zóny e-mailem, například na novou zprávu, dokument nebo naplánovaný odečet (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Evidence nájemních smluv, komunikace s nájemníky a vedení jejich přístupu do klientské zóny při správě bytu (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR).
• Plnění právních povinností, zejména účetních a daňových (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Ochrana oprávněných zájmů správce: zabezpečení webu a ochrana před zneužitím a obhajoba právních nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Zasílání newsletteru na základě Vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), viz bod 4.

4. Newsletter

Pokud se přihlásíte k odběru novinek, zpracováváme pouze Vaši e-mailovou adresu (spolu se zvoleným jazykem webu a stránkou, ze které jste se přihlásili) za jediným účelem: zasílání článků pro pronajímatele bytů v Praze, zpravidla jednou týdně.

• Právní základ: Váš souhlas udělený přihlášením k odběru (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Přihlášení potvrzujete odkazem, který Vám pošleme e-mailem; bez potvrzení Vám žádné novinky nepošleme.
• Doba uchování: do odvolání souhlasu. Po odhlášení si ponecháme jen adresu a data přihlášení a odhlášení, abychom mohli doložit, že jsme Vaši volbu respektovali, a to nejdéle 3 roky. Nepotvrzené přihlášky smažeme do 3 měsíců.
• Odhlášení: kdykoli, odkazem v patičce každého e-mailu, nebo e-mailem na mark.loucky@buddoma.cz. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.
• Uložení a rozesílka: evidenci souhlasů vedeme na vlastním serveru v EU. Novinky rozesíláme přes službu Resend (viz bod 6), které předáváme jen adresy s potvrzeným odběrem.

5. Doba uchování

Údaje z poptávek uchováváme nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy. Údaje související se smlouvou o správě, včetně obsahu klientské zóny, uchováváme po dobu trvání smlouvy a následně po dobu vyžadovanou právními předpisy (zpravidla 10 let u účetních dokladů). Záznam o odeslaných e-mailech (adresát, předmět a čas odeslání) a záznam o přihlášeních a změnách v klientské zóně uchováváme 12 měsíců. Databázi denně zálohujeme a zálohy uchováváme 14 dní, takže smazané údaje z nich zmizí nejpozději po této době. Pro newsletter platí lhůty uvedené v bodě 4.

Přístup nájemníka do klientské zóny končí spolu s nájemní smlouvou. Jeho zprávy, požadavky a odečty zůstávají součástí záznamů o bytu a uchováváme je stejně jako ostatní obsah klientské zóny.

6. Komu údaje předáváme

Osobní údaje neprodáváme a nepředáváme třetím stranám pro marketingové účely. Zpracovávají je pro nás jen tito dodavatelé, vždy na základě smlouvy o zpracování osobních údajů:

• Hetzner Online GmbH (Německo): server, na kterém běží web a klientská zóna. Data leží v jejím datovém centru v Helsinkách (Finsko).
• WEDOS Internet, a.s. (Česko): doména a síť, přes kterou se web doručuje a chrání před útoky.
• Plus Five Five, Inc., provozovatel služby Resend (USA): odesílání e-mailů z webu a klientské zóny, tedy potvrzení a rozesílky newsletteru, upozornění a předání poptávky správci.
• Apple (služba iCloud Mail): e-mailová schránka správce, do které přicházejí poptávky a Vaše e-maily.
• účetní a advokátní kancelář, pokud to vyřízení věci vyžaduje.

Písmo webu posíláme z vlastního serveru, ne ze služby třetí strany, takže se při jeho zobrazení Vaše IP adresa nikam dál nedostane.

Resend a Apple mohou údaje zpracovávat i v USA. Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (rámec EU-USA pro ochranu osobních údajů) nebo o standardní smluvní doložky schválené Komisí. Ostatní uvedení dodavatelé zpracovávají údaje v Evropském hospodářském prostoru.

Na detailu nemovitosti je vložena mapa ze služby Mapy.com, kterou provozuje Seznam.cz, a.s. Načítá se spolu se stránkou, a tím se do této služby přenese Vaše IP adresa a základní údaje o prohlížeči. Seznam.cz si přitom může ukládat vlastní cookies. Další zpracování se řídí pravidly provozovatele mapy.

7. Vaše práva

• právo na přístup k osobním údajům a jejich kopii,
• právo na opravu nepřesných údajů,
• právo na výmaz („právo být zapomenut"),
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování,
• právo kdykoli odvolat souhlas se zasíláním newsletteru,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na mark.loucky@buddoma.cz. Odpovíme nejpozději do 30 dnů.

8. Zabezpečení

Veškerá komunikace s webem probíhá šifrovaně (HTTPS). Hesla ukládáme jen v nevratné podobě (hash), takže je nezná ani správce. Dokumenty a fotografie z klientské zóny leží mimo veřejnou část webu a zobrazí se jen přihlášenému uživateli, který k nim má oprávnění. Přístup k údajům v klientské zóně mají pouze pověření pracovníci správce.