Vyúčtování služeb nájemníkovi: lhůty, zálohy a co do něj nepatří

Za pozdní vyúčtování služeb počítá zákon pokutu po dnech. Tohle je přehled lhůt a postup, díky kterému vyúčtování odchází včas a bez doplatků, které nikdo nečekal.

Kromě nájemného Vám nájemník každý měsíc platí zálohy na služby: vodu, teplo, výtah nebo úklid domu. Jednou za rok musíte porovnat, kolik služby skutečně stály, a rozdíl vyrovnat. Pravidla stanoví zákon č. 67/2013 Sb. a jsou přísnější, než si většina majitelů myslí. Když nájemníkovi vyúčtování nedoručíte včas, dlužíte mu pokutu za každý den zpoždění.

Co do vyúčtování patří

Službami jsou podle § 3 zákona zejména dodávka tepla a teplé vody, dodávka vody a odvádění odpadních vod, provoz výtahu, osvětlení a úklid společných prostor, příjem rozhlasového a televizního signálu, provoz a čištění komínů a odvoz komunálního odpadu. Které z nich nájemníkovi poskytujete, si ujednáte v nájemní smlouvě.

Pokud je byt v domě se společenstvím vlastníků (SVJ), většinu čísel najdete ve vyúčtování, které od SVJ dostáváte Vy. Vaším úkolem je vybrat z něj to, co jsou služby, a rozúčtovat to nájemníkovi.

Co do vyúčtování nepatří

Předpis plateb od SVJ obsahuje i položky, které jsou nákladem vlastníka, ne službou. Ty nájemníkovi přeúčtovat nemůžete:

• Příspěvek do fondu oprav, tedy na správu domu a pozemku. Z něj se platí údržba a opravy domu a ty jdou za vlastníkem.
• Odměna správce domu a pojištění domu. Patří ke správě domu, ne mezi služby.
• Revize zařízení a odpisy domu. Zákon je z nákladů na služby výslovně vylučuje (§ 2 písm. d).
• Náklady na vyhotovení a doručení vyúčtování. Ani poplatek za jeho přípravu se do služeb započítat nesmí (§ 7 odst. 4).

Elektřinu a plyn v bytě má nájemník nejčastěji převedené na sebe a platí je přímo dodavateli. Pak do vyúčtování nepatří vůbec. Pokud energie zůstávají na Vás a nájemník Vám na ně platí zálohy, vyúčtujete je podle odečtů měřidel. Proto se vyplatí mít přesné počáteční stavy z předávacího protokolu.

Lhůty, které hlídá zákon

Příklad: zúčtovacím obdobím je kalendářní rok 2026. Vyúčtování musí mít nájemník v ruce nejpozději 30. dubna 2027. Když ho doručíte 20. dubna, přeplatek nebo nedoplatek se vyrovná nejpozději 20. srpna 2027.

Rozhoduje doručení, ne odeslání. Posílejte vyúčtování tak, jak jste si sjednali ve smlouvě, a tak, abyste doručení uměli doložit. Pokud nájemník v lhůtě nic nenamítne, platí, že s vyúčtováním souhlasí.

Pokuta 50 Kč za každý den zpoždění

Když pronajímatel nedoručí vyúčtování včas nebo nevyřídí žádost o podklady či námitky, platí nájemníkovi pokutu (§ 13). Pokud se na její výši nedohodnete s dvoutřetinovou většinou nájemců v domě, je to 50 Kč za každý započatý den prodlení. Půl roku zpoždění tak vyjde zhruba na 9 000 Kč.

Pokuta platí i opačně. Nájemník ji dluží Vám, když neoznámí změnu počtu osob v bytě, podle které se služby rozúčtovávají. Zákon pokutu nepřiznává, pokud lhůtu nebylo spravedlivé požadovat nebo ji zavinila druhá strana. Spoléhat se na to ale nevyplatí.

Jak nastavit zálohy, aby nájemník nedoplácel

Výši záloh si ujednáte v nájemní smlouvě. Když se nedohodnete, stanoví je pronajímatel jako měsíční podíl z předpokládaných ročních nákladů, podle loňského roku nebo posledního vyúčtování (§ 4 odst. 2). Nastavit je co nejblíž skutečnosti se vyplatí oběma stranám. Velký doplatek je nejčastější důvod, proč nájemník platí pozdě nebo vyúčtování napadá.

Během roku můžete zálohu změnit, ale jen v míře, která odpovídá změně ceny služby, nebo z jiného oprávněného důvodu, třeba když se změní rozsah služby (§ 4 odst. 4). Novou zálohu musíte nájemníkovi písemně oznámit a řádně zdůvodnit. Platit ji může nejdříve od prvního dne měsíce, který následuje po doručení oznámení. Bez zdůvodnění se záloha nezvýší.

Nejlepší prevence je průběžná kontrola. Když znáte stavy měřidel několikrát za rok, víte už na podzim, jestli zálohy stačí, a ne až v dubnu z vyúčtování.

Co musí vyúčtování obsahovat

Z vyúčtování musí být zřejmé a kontrolovatelné, jak vyšel rozdíl (§ 7 odst. 2). V praxi to znamená:

• skutečné náklady po jednotlivých službách, ne jednu souhrnnou částku,
• celkovou výši záloh, které nájemník za období zaplatil,
• způsob rozúčtování, tedy podle spotřeby na měřidlech, plochy nebo počtu osob, tak jak jste si ho sjednali,
• výsledný přeplatek nebo nedoplatek u každé služby a celkem,
• lhůtu a způsob, jak se rozdíl vyrovná.

Přiložte i vyúčtování od SVJ nebo od dodavatelů, ze kterého vycházíte. Ušetříte si žádost o podklady a nájemník vidí, že čísla nejsou odhad.

SVJ a nájemník: dva termíny ve stejný den

Tady vzniká nejvíc zpoždění. SVJ má na vyúčtování pro Vás stejnou lhůtu, jakou máte Vy pro nájemníka: 4 měsíce od konce zúčtovacího období. Když SVJ pošle vyúčtování na konci dubna, zbude Vám na to Vaše jen pár dní. Osvědčil se mi tento postup:

1. V lednu si u SVJ nebo jeho správce zjistěte, kdy vyúčtování za minulý rok rozešle.
2. Jakmile přijde, připravte vyúčtování pro nájemníka do týdne, ať zbyde rezerva na doručení.
3. Když SVJ termín nestihne, napište nájemníkovi včas a písemně, proč se vyúčtování zdrží a kdy ho dostane.

Jak to dělám já

U bytů, které spravuji, zadává stavy měřidel nájemník sám v klientské zóně, i s fotkou, a já je schvaluji. Ze schválených odečtů průběžně počítám odhad ročních nákladů a porovnávám ho se zálohami. Když spotřeba zálohy přerůstá, vidí to majitel i nájemník měsíce před vyúčtováním a zálohu stihneme včas a se zdůvodněním upravit. Vyúčtování pak připravím, jakmile přijde od SVJ, a majitel ho najde ve svých dokumentech. Co dalšího správa zahrnuje, najdete na stránce Správa nemovitostí.

Časté otázky

Musím vyúčtovávat, když platíme paušál?

Paušál za služby si s nájemníkem dohodnout můžete a paušální platby se nevyúčtovávají (§ 9). U nájmu na dobu delší než 24 měsíců nebo na dobu neurčitou ale do paušálu nesmí patřit teplo, teplá voda a voda. Ty se vyúčtovávají vždy.

Je vadné vyúčtování důvod nezaplatit?

Přeplatek musíte nájemníkovi vrátit i tehdy, když má vyúčtování vady. Nedoplatek je splatný, pokud vady nemají vliv na jeho výši (§ 7 odst. 3). Chyby proto opravujte co nejdřív a opravené vyúčtování znovu doručte.

Co když nájemník nedoplatek nezaplatí?

Nedoplatek je dluh jako každý jiný a po splatnosti ho můžete vymáhat. Když nájem končí, můžete ho započíst proti kauci. Proto je dobré mít vyúčtování hotové dřív, než kauci vracíte. Jak předejít nájemníkům, kteří neplatí, popisuji v článku Jak vybrat nájemníka, který platí včas.

Platí to i pro byt v domě bez SVJ?

Ano. Poskytovatelem služeb je pak vlastník domu, tedy Vy, a lhůty i pokuta platí stejně. Rozdíl je jen v tom, že náklady za dům rozúčtováváte sami, ne podle vyúčtování od SVJ.